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Manual de instrucciones y manual de uso de las máquinas desde la óptica de #PRL

El desconocimiento del manual de instrucciones o manual de uso (y por consiguiente de la información que el fabricante proporciona respecto al montaje, uso, mantenimiento, …) es una causa de muchos de los accidentes laborales que se producen hoy en día en los que hay máquinas implicadas. En este post trataré de explicaros lo que es y cuando aplica uno u otro, siempre desde la óptica de #PRL.

Cabe destacar lo anterior por la importancia del manual de instrucciones y del manual de uso de la máquina, ya que servirá como base para informar a los trabajadores de la forma correcta de utilización de la máquina (artículo 5.2 «Obligaciones en materia de formación e información» del RD 1215/1997).

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Además, hay algo muy importante (para las maquinas anteriores al 01/01/1995) y es que:

en el que se desarrollen los apartados que se indicarán más adelante.

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Definiciones

Manual de instrucciones: «Parte de la información para la utilización proporcionada por el fabricante de la máquina al usuario de la máquina que contiene las instrucciones y las advertencias relativas a la utilización de la máquina durante todas las fases de su ciclo de vida«. (Definición según UNE-EN ISO 20607).

Manual de uso: Manual elaborado por el empresario (cuando no sea posible conseguir el manual de instrucciones) que incluya además el mantenimiento de dicha máquina, apoyándose en la experiencia de uso de la misma, en manuales de instrucciones de máquinas similares y cualquier otra circunstancia excepcional que haya tenido incidencia en deterioros o desajustes. (Según Guía Técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de equipos de trabajo).

Manual de instrucciones

Máquina nueva: (en este post y por aproximación a las Directivas de máquinas), consideraremos aquella que:

  • haya sido comercializada o puesta en servicio, por primera vez, en la UE con posterioridad al 01/01/1995, independientemente de que dicha máquina haya sido fabricada en la UE o fuera de la UE. (Las máquinas que se comercializan por primera vez en países que se han adherido posteriormente a la UE se consideran comercializadas en la UE).
  • usada o de segunda mano haya estado disponible por primera vez con vistas a su distribución o uso fuera de la UE, y que se hubiera comercializado o puesto en servicio, por primera vez, en la UE con posterioridad al 01/01/1995.
  • tiene como base una máquina o varias máquinas usadas que se hayan transformado o reconstruido sustancialmente (añadido nuevas funciones o modificado estas) con posterioridad al 01/01/1995.

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Instrucciones del fabricante (o manual de instrucciones) para el uso de una máquina, ¿desde cuando obligatorias?

Hay que remontarse al año 1986 con Reglamento de Seguridad en Máquinas para encontrar en su artículo 14 una referencia a las «instrucciones del fabricante» que debían acompañar a la máquina, incluyendo:

  • especificaciones de manutención, instalación y utilización.
  • las normas de seguridad y cualesquiera otras instrucciones que de forma específica sean exigidas.
  • los planos y esquemas necesarios para el mantenimiento y verificación técnica.

Además debían estar redactadas al menos en castellano, y se tenían que ajustar a las normas UNE que les fueran de aplicación.

Posteriormente con la entrada en vigor del RD 1435/1992 en su apartado 1.7.4 del anexo I «Requisitos esenciales de seguridad y de salud relativos al diseño y fabricación de las máquinas» ya se recogía de una forma exhaustiva las obligaciones de los fabricantes respecto al contenido y redacción del manual de instrucciones.

Con la entrada en vigor del RD 1644/2008 (y derogación del RD 1435/1992), este sigue manteniendo en la actualidad el mismo apartado 1.7.4 del anexo I «Requisitos esenciales de seguridad y de salud relativos al diseño y la fabricación de las máquinas» como referencia a las obligaciones de los fabricantes respecto al manual de instrucciones pero incluyendo algún apartado más lo que le confiere una mayor exigencia. Además de los requisitos generales, en el caso de algunas máquinas específicas, se establecen requisitos complementarios en otros apartados (p.e. 4.4.1 y 4.4.2 accesorios de elevación y máquinas de elevación).

Manual de instrucciones timeline

¿Cuándo manual de instrucciones y cuándo manual de uso de una máquina?

Teniendo en cuenta que el «manual de instrucciones» y el «manual de uso» son dos concepciones diferentes en cuanto a su origen, vamos a plantear cuatro situaciones que se pueden dar con bastante asiduidad. Nos apoyaremos también en dos flujogramas (de lo que se deduce de la aplicación de la Guía Técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de equipos de trabajo del INSST) que nos ayudará a comprender mejor el camino a seguir en cada caso.

Manual de instrucciones maquina en uso

Situación 1

Una maquina en uso en la empresa, fabricada o puesta en servicio con anterioridad al 01/01/1995 (es decir, cuando aún no estaba en vigor el RD 1435/1992), bien con unas instrucciones del fabricante (artículo 14 del Reglamento de Seguridad en Máquinas) o sin ellas (extravío). En este caso, una vez adecuada la misma a los requisitos del anexo I del RD 1215/1997 (porque seguramente los requisitos iniciales de diseño y fabricación de la máquina de acuerdo a la legislación en vigor en el momento de su fabricación fuesen menos exigentes en materia de seguridad y salud para los trabajadores), se deberían readecuar/adaptar las instrucciones de uso, mantenimiento, etc., de la máquina siguiendo un patrón que permita dar cumplimiento a las disposiciones mínimas del RD 1215/1997, es decir, elaborando un manual de uso de la máquina.

Manual instrucciones flujograma maquina vieja

Situación 2

Una máquina nueva (según la definición que tenéis al principio de este post) se compra o se pone a disposición de los trabajadores. Esta deberá obligatoriamente venir acompañada de un manual de instrucciones (además de otros requisitos como son: declaración CE de conformidad, marcado CE, …) de acuerdo a lo indicado en el referido apartado 1.7.4 del anexo I del RD 1644/2008. Este manual de instrucciones, entre otros:

  • redactado/traducido al castellano.
  • debe cubrir no solo el uso previsto de la máquina, sino también tener en cuenta su mal uso razonablemente.
  • el contenido mínimo (bastante exhaustivo) que establece el apartado 1.7.4.2. de ese RD.

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Situación 3

Una máquina (en su día comercializada o puesta en servicio como nueva) que disponga de manual de instrucciones (de acuerdo a la legislación en vigor en su momento) y que se modifique. Esta modificación, bien para cambiar su función, bien para añadir alguna función nueva o bien para integrarse en un conjunto de máquinas con dependencia unas de otras. Aquí sería el empresario el que se convertiría en fabricante de una máquina nueva y como tal le es de aplicación el RD 1644/2008 (RD 1435/1995 entre 01/01/1995 y 28/12/2008) por lo que debería pasar todo el proceso exigible en el mismo antes de su puesta por primera vez a disposición de los trabajadores (o comercialización si fuese el caso). Entre otros, estaría obligado por el referido apartado 1.7.4 del anexo I, a elaborar un manual de instrucciones de la nueva máquina. En este caso no cabe la posibilidad de considerar la elaboración de un manual de uso.

Manual de instrucciones on

Situación 4

Una máquina nueva (según definición más arriba) en uso en una empresa que no disponga de manual de instrucciones (se hubiese extraviado o no se hubiese solicitado en su momento al fabricante). Deberíamos tener en cuenta dos cosas importantes que nos ayuden a razonar el resultado final del flujograma de mas abajo:

  1. Dado que es obligación del fabricante (incluso importador o distribuidor) suministrar el manual de instrucciones junto a la máquina, el empresario en el momento de adquirir la máquina debería haber comprobado que dicho manual de instrucciones acompaña a la máquina. En el caso de que la máquina se hubiese suministrado sin manual de instrucciones original, en primera instancia, se debería haber reclamado dicho manual y, en caso de que este no se hubiese facilitado se debería haber desechado su compra. Es más,
  2. Los «requisitos esenciales de seguridad y de salud relativos al diseño y fabricación de las máquinas» de una máquina nueva son mucho mas estrictos que las condiciones que establece el anexo I «Disposiciones mínimas aplicables a los equipos de trabajo» del RD 1215/1997. Quiere decir, que el manual original de la máquina recogería muchos mas aspectos de la máquina que un hipotético manual de uso que se redactara de la máquina de acuerdo a los requisitos (mucho menos estrictos) que establece el RD 1215/1997. Esto podría desvirtuar la información sobre la máquina que deben recibir los trabajadores según establece el articulo 5.2 del RD 1215/1997.

En este caso y desde la óptica de #PRL no debería considerarse la elaboración de un manual de uso.

Manual instrucciones flujograma maquina nueva

Contenido del manual de uso de una máquina

Información básica que debiera contener:

  • La designación de la máquina ( marca, modelo, nº de serie, …,) y la referencia con la que se identifica en la empresa.
  • Descripción general y del uso previsto, de forma que le permita al usuario identificar sus partes principales y sus funciones.
  • Instrucciones de instalación, puesta en servicio y utilización incluyendo las medidas preventivas y, cuando proceda, los EPIs requeridos (artículo 5.2 del RD 1215/1997).
  • Advertencias relativas a los usos que no deben darse (usos contraindicados), que, por experiencia, pueden presentarse.
  • Descripción de las operaciones de reglaje, mantenimiento, inspecciones y revisiones que deban ser realizadas, con indicación del personal competente para llevarlas a cabo, así como las medidas preventivas que se deben cumplir (artículo 3.5 del RD 1215/1997).
  • Descripción de los puestos de trabajo que puedan ocupar los operadores y las instrucciones relativas a la formación que deben tener.

Documentos de interés

Muchos de los dibujos de este post han sido descargados y rediseñados desde www.freepik.com.

Espero que este post os resulte interesante y que me ayudéis a compartir mi trabajo.

Máster en Marketing Digital, Comunicación e Internet. Ingeniero Técnico Industrial. En la actualidad Técnico Superior en PRL en el Instituto Asturiano de Prevención de Riesgos Laborales (IAPRL) e integrante del grupo de trabajo BASEMAQ del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST)

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