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En este post, se pretende, dar una visión general y práctica de cómo se puede diseñar el contrato o concierto que los SPAs establecen con las empresas que contratan con ellos la actividad preventiva. Este diseño, intenta, además de cumplir con los requisitos legales, dar ideas sobre cómo poder definir este documento para mejorar la operativa y la logística que conlleva tanto para el SPA como para la empresa que establece el contrato.

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Definición

Contrato de mercantil que se establece entre dos partes (empresa y SPA), para determinar los términos de la prestación del servicio, tanto los recogidos en el artículo indicado a continuación, como aquellos que tienen que ver con la contraprestación económica recibida por dichos servicios y la forma de pago de estos. En resumidas cuentas se trata de un contrato mercantil, con las particularidades que exige la legislación en materia de PRL.

Requisitos Legales

Los indicados en el Art. 20 del RD: 39/97

Contenido

Su contenido exhaustivo está definido en el articulo anterior.

Características

Formalmente puede estar constituido por varios documentos, prevaleciendo dos bloques mas diferenciados, tal y como vemos en el esquema. A partir de esta primera división, puede haber otras subdivisiones dentro de cada bloque, en anexos, formatos o incluso registros.

No obstante, a lo largo de este post, siempre que nos referimos a Concierto de la Actividad Preventiva o Concierto, nos estamos refiriendo al documento total que incluye el conjunto de todos los subdocumentos, anexos, formatos o registros.

Condiciones generales al concierto de servicio de prevención ajeno de riesgos laborales, donde se identifican los datos y condiciones generales del concierto.

Aquí se trata de desarrollar toda la literatura que es común  para todos los conciertos (clausulas de carácter general) y que son aplicables entre otras cosas porque la legislación así lo exige para todos los conciertos que se establecen. A modo de ejemplo y sin que sea una lista exhaustiva se podrían diferenciar los siguientes apartados:

• Datos fiscales y de representación de los firmantes (por parte del SPA y de la Empresa)
• Referencia del documento
• Exposición de motivos
• Estipulaciones y Exclusiones
• Condiciones para el desarrollo del servicio
• Duración, finalización y causas de resolución
• Responsabilidades
• Aspectos económicos de carácter general
• Legislación aplicable
• Confidencialidad y Protección de datos de carácter personal
• Jurisdicción
• Fecha y Firma del documento

Condiciones particulares al concierto de servicio de prevención ajeno de riesgos laborales, donde se identifican los datos y condiciones generales del concierto.

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Aquí se tratará de concretar todas las condiciones específicas y únicas que aplican al concierto en particular establecidas entre el SPA y Empresa. Habitualmente se desarrollan en forma de Anexos al contrato para mejorar su operatividad.

Formato / Anexos

Aunque se podrían condensar los Anexos I y II en uno solo, personalmente considero más practico y menos farragoso, desarrollarlo, tal y como indicaremos a continuación. A modo de ejemplo, los anexos podrían ser:

Anexo I: Condiciones particulares al concierto de servicio de prevención ajeno de riesgos laborales (Especialidades Técnicas) donde se identifican las condiciones económicas y los aspectos particulares del concierto para las especialidades de Seguridad en el Trabajo, Higiene Industrial y Ergonomía y Psicosociología Aplicada. Podrían relacionarse los siguientes apartados:

• Referencia del Anexo. Para poder controlar la trazabilidad del documento y las posibles revisiones del mismo
• Relación de especialidades y/o actividades concertadas
• Datos fiscales de la Empresa que firma el concierto
• Actividad de la empresa y CNAE
• Dirección de los centros de trabajo incluidos en el concierto y nº de trabajadores de cada uno
• Fecha de entrada en vigor y duración del concierto
• Condiciones económicas del concierto: Modalidad de pago, Periodicidad de Pagos, nº de cuenta bancaria (para casos de domiciliación), Importe Total, IVA desglosado, …
• Fecha y Firma del documento

Anexo II: Condiciones particulares al concierto de servicio de prevención ajeno de riesgos laborales (Vigilancia de la Salud), donde se identifican las condiciones económicas y los aspectos particulares del concierto de la especialidad de Medicina del Trabajo. Podrían relacionarse los siguientes apartados:

• Referencia del Anexo. Para poder controlar la trazabilidad del documento y las posibles revisiones del mismo
• Especialidades y/o actividad concertada
• Datos fiscales de la Empresa que firma el concierto
• Actividad de la empresa y CNAE
• Dirección de los centros de trabajo incluidos en el concierto y nº de trabajadores de cada uno
• Reconocimientos médicos: Incluidos (si los hubiere) y no incluidos, tanto en Clínica fija como en Unidad Móvil
• Fecha de entrada en vigor y duración del concierto
• Condiciones económicas del concierto: Modalidad de pago, Periodicidad de Pagos, nº de cuenta bancaria (para casos de domiciliación), Precio de los Reconocimientos médicos (adicionales y fuera del concierto, tanto en Clínica fija como en Unidad Móvil), Importe Total, IVA desglosado (en función de si hay una parte de gestión del concierto y dependiendo de como cada SPA lo haga), …
• Fecha y Firma del documento

Anexo III: Actividades legalmente exigibles, donde se indican todas las actividades incluidas en el concierto y en el importe estipulado en el concierto  y aquellas cuyo importe no está incluido en las condiciones económicas. (A determinar mediante presupuesto). Podrían relacionarse los siguientes apartados:

• Referencia del Anexo. Para poder controlar la trazabilidad del documento y las posibles revisiones del mismo
• Actuaciones en general para todas las especialidades concertadas
• Actuaciones para la especialidad de Seguridad en el Trabajo
• Actuaciones para la especialidad de  Higiene Industrial
• Actuaciones para la especialidad de Ergonomía y Psicosociología Aplicada
• Actuaciones para la Vigilancia de la Salud Colectiva
• Actuaciones para la Vigilancia de la Salud Individual
• Fecha y Firma del documento

Anexo IV: Empresas de construcción, especifico para las empresas del sector de la construcción con el fin de recoger los requisitos legales que establece el Art. 20 del RD: 39/97. Podrían relacionarse los siguientes apartados:

• Referencia del Anexo. Para poder controlar la trazabilidad del documento y las posibles revisiones del mismo
• Relación de centros de trabajo a donde se extiende la actividad concertada
• Actividades legalmente exigibles en estos centros de trabajo
• Fecha y Firma del documento

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Distribución / Entrega / Firma / Recogida

Aquí existen dos opciones, aunque una de ellas prevalece mayoritariamente, por las implicaciones legales derivadas de “mala fe”, que podrían implicar

Distribuir/entregar por parte del SPA el Concierto (2 copias) sin firmar, para que el cliente las firme (su representante legal que aparezca en el concierto) y selle. Una vez firmadas, serán entregadas/remitidas ambas copias (originales), para que el SPA las firme (su representante legal que aparezca en el concierto) y selle. Una vez hecho esto, el SPA entregará uno de los 2 originales (firmado y sellado por ambas partes) al cliente como justificante del acuerdo.

• Observaciones: En los conciertos, se suele poner “una coletilla” para evitar que se demore la entrega del concierto firmado (2 copias) por parte del cliente al SPA y que consiste en permitir un pequeño plazo de tiempo (entre 15 y 30 días suele ser lo habitual) desde la fecha de entrada en vigor que figura en el concierto y la recepción por parte del SPA de estas 2 copias firmadas. En el caso que este plazo se sobrepase, y para evitar problemas legales con un concierto sin firmar por las dos partes, se considerará la entrada en vigor, la de la fecha de entrada (que constara con sello de entrada en el concierto) en el SPA.
• Ventajas: Se evitan problemas legales, dado que el SPA es el último en firmar y se evita de esta forma cosas como las que se explican en el caso siguiente.
• Inconvenientes: Poca optimización en la gestión de la firma del concierto por ambas partes, dado que se pueden necesitar mas visitas presenciales.

Distribuir/entregar por parte del SPA el Concierto (2 copias) firmadas y selladas por el SPA, para que el cliente las firme (su representante legal que aparezca en el concierto) y selle. Una vez firmadas, será entregada/remitida una copia (original) fimada y sellada, al SPA para su archivo como justificante del acuerdo.

• Observaciones: Para facilitar la operativa al cliente, las 2 copias firmadas y selladas por el SPA, pueden enviarse por correo postal ordinario al cliente, acompañándolo de un sobre prefranqueado para facilitar y no hacer incurrir en costes al cliente.
• Ventajas: Mejor optimización en la gestión de la firma del concierto por ambas partes, dado que no son necesarias visitas presenciales.
• Inconvenientes: Las derivadas de la posesión por parte del cliente de un original firmado por el SPA y en el caso de que no se devuelva la copia (original) firmada y sellada, al SPA, la imposibilidad de evidenciar o justificar la aceptación del concierto por parte del cliente. Muy importante esto último en casos de impago.

Modificaciones

Dado que el concierto se ha preparado premeditadamente con un conjunto de documentos (Anexos), las modificaciones se realizarán sustituyendo el anexo correspondiente, sin necesidad de modificar todo el contrato, lo cual mejorará considerablemente no solo la operativa, sino la reducción de papel.

Lo único que se tendrá en cuenta, es la modificación de la referencia del documento que sustituye, con el fin de permitir la trazabilidad del concierto.

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