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Ideas para codificar la documentacion preventiva en un Servicio de Prevencion Ajeno

Después de haber visto en un post anterior ¿Como organizar la documentacion preventiva en un SPA?, nos toca darle “nombre” a los documentos (documentacion preventiva).

Lo que os propongo en este post, independientemente de los Sistemas de Información (SI) con los que contemos (ERP, CRM, Aplicaciones informáticas mas o menos complejas, etc.), es un sencillo planteamiento a la hora de resolver la codificación que debe llevar la documentacion preventiva y así poder identificar la información que contiene, fácilmente.

Haciendo un inciso, estos SI no hacen más que ejecutar lo que los humanos les programamos, por lo que es necesario un profundo conocimiento previo, en cada caso y no incurrir en el error de pensar que nos resolverán la vida.

Características del código a diseñar para la Documentacion Preventiva

Cuando me refiero a darles nombre, quiero decir, a darle una característica a cada documento que lo haga:

  • Único: No puede haber bajo ninguna circunstancia, dos documentos distintos que “se llamen” igual (o sea que tengan la misma codificación), independiente de la localización, técnico o empresa
  • Trazable: Esta cualidad, nos debe permitir, saber cosas como: origen o procedencia del documento, contenido (aunque esto puede obviarse para simplificar el código), estado de elaboración y fecha de edición

barras-documentacion-preventiva

El “nombre” que hayamos dado al documento, será “el DNI” que siempre tendremos que utilizar para referirnos a él, independientemente de que este DNI vaya acompañado de otro sobrenombre o pseudónimo. (Ejemplo; si yo me llamará José María Fernández Martínez y mi DNI el 11.456.782-X, este DNI sería el que me identificaría siempre, dado que no existe otro que sea idéntico. Sin embargo, identificarme por solo el nombre, podría ocurrir que hubiera unos cuantos José María Fernández Martínez y esto no permitiera identificar a quien de todas esas coincidencias nos estamos refiriendo).

Extrapolando a nuestro caso, habrá: Evaluaciones de Riesgo, Programas de trabajo, …, todos ellos forman parte de la documentacion preventiva de las empresas (te puede interesar el post “Claves para construir los programas de trabajo en un SPA“), pero cuyo DNI será único y que identificará exactamente al documento de que se trata. Es decir, el código por el que identificaremos la documentación preventiva, no será “Evaluación de Riesgos de Talleres Fernández”, sino por su DNI “ER01JAM140617” (por ejemplo), dado que este será único y no así el primero, que podría generar ambigüedades por coincidencias con otros documentos similares de otras empresas con el mismo nombre o con las correspondientes actualizaciones o revisiones de la Evaluación de Riesgos de esta empresa realizadas en el tiempo.

Como propuesta de código, utilizaremos el mas sencillo posible, aunque a la hora de complicarlo, podríamos hacer todo lo que quisiéramos.

Pero, tampoco se trata de “matar las pulgas a cañonazos” o que necesitáramos un procedimiento interno para poder traducir el código del documento (a semejanza de lo que haría Get Smart, el Superagente 86).

La propuesta que os hago es:

codigo-documentacion-preventiva-1

Donde:

  • ER = Código de letras asignado al tipo de documento, según lo que hemos descrito en la infografía del post “¿Como organizar la documentacion preventiva en un SPA?
  • 01 = Código de la oficina o delegación del SPA (si solo hay una oficina, este lo podría obviar)
  • JAM = iniciales del nombre y los apellidos (solo 3 letras y si el nombre fuera compuesto, deberemos elegir solo una letra del nombre compuesto)
  • 14 = año en el que se ha generado el documento (cuatro dígitos o 2 dígitos, pero siempre el mismo criterio, dado que sino perderíamos trazabilidad respecto a los números que vienen a continuación). En nuestro caso utilizamos 2 dígitos
  • 06 = mes en el que hemos generado el documento (2 dígitos)
  • 17 = número de orden del documento dentro del mes (en nuestro caso indica que es el documento nº 17 de todos los que hemos generado en junio del 2014). Con dos dígitos es mas que suficiente, dado que es dificil generar más de 99 documentos en el mismo mes, no obstante si este fuera el caso, con la utilización de 3 dígitos tendríamos el problema resuelto. El contador mensual, volvería a 01, cuando cambiaríamos de mes.
  • _1 = número o estado de las revisiones del documento. En el caso de que fuese la primera edición del documento en cuestión (_0), podríamos suprimirlo y solo empezar a contar a partir de la primera revisión.

Podríamos suprimir alguna de las variables si no aplicaran:

codigo-documentacion-preventiva-2

codigo-documentacion-preventiva-3

Si en nuestro SPA, no contamos con un software o ERP para poder generar una codificación, no os preocupéis, se puede hacer de una forma muy fácil, solo con la utilización de una hoja de cálculo muy sencilla y que podéis desarrollar fácilmente, con el único fin de llevar el control de la documentacion preventiva que vayáis generando para todas las empresas.

Espero como siempre que te resulte interesante y sobre todo que te ayude a sacar ideas nuevas en tu día a día. ¿Y tú, tienes algún método para identificar la documentacion preventiva?, si es así, me gustaría que me nos lo contaras?

Y como no, …, ayúdame a difundir mi trabajo compartiendo el post

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Máster en Marketing Digital, Comunicación e Internet. Ingeniero Técnico Industrial, con más de 15 años en el sector de PRL, me ha tocado estar al día en toda la normativa reguladora del sector (tanto en España y Portugal, como en otros países de Latinoamérica) lo que me ha ayudado a enfocar muchas decisiones estratégicas. Me gusta escribir y compartir todo mi conocimiento sobre PRL y más en concreto con todo lo que supone la gestión de grandes cuentas.

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