Storytelling ¿Cómo organizar la documentacion de PRL en un SPA?
La ausencia de homogeneidad o directrices claras (procedimientos de trabajo) pueden ocasionar situaciones más o menos problemáticas como la que acabamos de ver en esta storytelling y que se desarrolla de un caso real.
Una vez conocido el problema veamos como se ha planteado el desarrollo de una solución relativamente sencilla y que además nos puede servir para potenciar otros aspectos de la relación con los clientes y de esta forma generar (sin prácticamente esfuerzo) algo de valor añadido.
A veces, la mayoría de las veces, la resolución de problemas cotidianos, no requiere tampoco de grandes esfuerzos económicos, sino más bien un conocimiento pormenorizado de las posibles desviaciones que se pueden dar y si es posible, anticiparnos en la búsqueda de alternativas a estas situaciones.
Para la resolución de este problema, se decido llevar a cabo una reunión inicial, para dibujar el camino lógico a seguir y a partir de ahí, una vez planteadas las posibles propuestas (con el tiempo necesario para discurrirlas), discusión y búsqueda de una solución que se implementaría en un procedimiento de trabajo.
Algunas de las cosas que se tenían claras en esta situación, es que la solución tenía que comtemplar los siguientes aspectos:
- Homogeneizar, de una forma coherente para todos los técnicos, una clasificación de la documentacion de PRL (principalmente en archivo informático)
- Facilitar la búsqueda a cualquier técnico de cualquier documento (documentacion de PRL), sobre todo de las empresas que estos no gestionaban
- Reducir a la mínima expresión las rutas de búsqueda lo que puede ocasionar otros problemas añadidos
y de paso
- Valor añadido al servicio, aprovechando todo lo anterior para permitir la descarga o acceso de las empresas a su documentacion de PRL (colgada esta en la “nube”)
Con todo esto, ya estaban definidas las pautas a seguir para rediseñar todo el proceso, aunque solo quedaba una cosa muy importante a tener en cuenta, y es que además, la documentacion de PRL de carácter sanitario (la que contenía resultados o pruebas de los exámenes de la salud de los trabajadores) debía de consignarse de alguna forma para que solo el personal sanitario pudiese acceder a ella. Te puede interesar también “Claves para construir los programas de trabajo en un SPA“
Lo anterior, permite comenzar (de una forma genérica) por diferenciar dos bloques fundamentales de documentos:
- Documentacion de PRL de las especialidades técnicas y vigilancia colectiva de la salud (en principio y sin necesidad de restricciones específicas de acceso), y
- Documentacion de PRL de la vigilancia individual de la salud (con restricciones de acceso al personal técnico)
El resultado fue el siguiente:
Además y para evitar un nombre largo en la designación de las carpetas, se identifican las abreviaturas que se podrían utilizar y que permiten seguir la trazabilidad de la documentación.
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Y por si fuese poco, sin falta de inversión en sistemas de información, programas, aplicaciones o software, podríamos almacenar la documentacion de PRL (por empresa) en la “nube” y así una vez generado un documento, ponerlo a disposición de la empresa, por medio de un simple correo electrónico, en el que se le informe de la disponibilidad de dicho documento y el envío de las claves y/o ruta de acceso para su descarga.
Si llegado a este punto, te resulta interesante y crees que lo puedes aprovechar para tu actividad, no te preocupes, no es necesario que gastes tiempo en crear el directorio de carpetas que te propongo, ya te lo doy hecho.
Descarga de Archivo de carpetas ya creado para ti además de la infografía en formato pdf, solo por unirte al blog
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Y vosotros, ¿Como organizáis la documentación en vuestro SPA?, ¿Os puede ayudar este post a mejorar la optimización de los recursos?, o ¿Que ideas puedes aportar que nos ayuden?
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Loli Rico
17/06/2014, 23:13
Muy práctico el post para estructurar la documentación de PRL en un SPA. Si aceptas la sugerencia yo añadiría Plan de Autoprotección (aunque no siempre es necesario) en la carpeta de emergencias y en la de siniestralidad informes de investigación de accidentes y en su caso enfermedades profesionales.
Javier Alvarez
17/06/2014, 23:38
Por supuesto que se aceptan sugerencias, Loli Rico. Lo que he pretendido, es dar una idea de una estructura que sea aplicable a prácticamente todas las empresas, independientemente del CNAE (clasificación del riesgo) que tengan y que tengan que ver con las actividades preventivas propias de un SPA y sobre todo centrado en la parte técnica, dado que la información de carácter sanitario es confidencial y debemos tener mucho cuidado como se consigna.
No obstante y aunque el Plan de Autoprotección, que como bien sabes no es una actividad preventiva responsabilidad del SPA (art 31.3 de la Ley 31/95) si está incluido en las carpetas, en concreto en la de medidas de emergencia, dado que el Plan de Autoprotección sería un documento o varios a incluir en esa carpeta.
Respecto al tema de las investigaciones, se podría incluir en siniestralidad (lo mismo que las enfermedades profesionales, pero con acceso bloqueado al personal técnico y ahí es donde podemos tener problemas).
En mi caso, yo partía de una carpeta que se llamaría control o control operativo, de donde saldrían dos subcarpetas: Control Activo (donde podríamos colocar todo lo que tiene que ver con actuaciones como auditorías, inspecciones programadas, …) y otra de Control Reactivo (donde colocaríamos las investigaciones de accidentes, enfermedades profesionales, p.e, …etc).
Estas carpetas las he suprimido y como veras no aparecen, porque tampoco se trata de tener mas carpetas que documentos y como te digo es una idea. Incluso se podrían definir tipologías de estructuras de carpetas mas o menos complejas, en función del tamaño de la empresa.
Te agradezco un montón el comentario, ya que a si creamos feedback, que al final es como realmente aprendemos