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(2/4) Claves para construir los programas de trabajo en un SPA

 

En este segundo post de la serie Claves para construir los programas de trabajo en un SPA vamos a tratar de determinar como elegir las variables y parámetros a tener en cuenta para asignar las actuaciones preventivas en los programas de trabajo en un SPA y como poder cuantificar la cuota horaria a asignar a cada una.

programa-trabajo-servicio-de-prevencion-2_4

Asignación de Actuaciones Preventivas

Un parámetro interesante y que nos puede ayudar a determinar que actuaciones preventivas vamos colocando y como las colocamos en los Programas de Trabajo, consiste en hacer una clasificación por fases.

En nuestro caso, no complicaremos mucho las cosas y elegiremos las 4 fases (para las anualidades) mas habituales y que yo siempre he utilizado para este fin y que son:

  • Fase Inicial o Inicio
  • Fase de Evaluación y Planificación
  • Fase de Implantación
  • Fase Final

A estas fases les hemos aplicado un código de colores y señalado en las actuaciones elegidas en el post anterior para que sea más fácil y visual este proceso de elección

flechas_prog_anual

Teniendo en cuenta las fases anteriores, una disposición lógica para una primera anualidad en una empresa, podría ser, en la mayoría de las ocasiones, como describimos en el gráfico siguiente.

fases_anualidad

No obstante, el comienzo, el final y la duración de cada una, podrán depender en función de otras variables que estarán vinculadas directamente con la clasificación de la empresa (Complejidad de la actividad y nivel de riesgo). Ver post “(2/6) Determinación de tipos de complejidades. Como construir una #estrategia y definir horas y tarifas en un #SPA.

Esto podrá significar que aunque pretendamos hacer unos Programas de Trabajo en un SPA lo mas homogéneas posibles, siempre deberá de haber un margen de maniobra para la “movilidad” de las actuaciones preventivas incluidas y que el técnico de PRL asignado a la empresa deberá de controlar en todo momento.

Dado que en todas las anualidades, no tenemos por que hacer lo mismo en la misma empresa, sería lógico, ajustar los Programas de Trabajo en un SPA a dichas anualidades y así poder definir diferentes unidades de medida para cada anualidad, lo cual nos permitirá abarcar muchas más actuaciones preventivas y un mayor y mejor asesoramiento a las empresas.

En particular, yo siempre he optado por establecer ciclos de 3 anualidades, en los que plantear un proyecto para las empresas a corto plazo, donde lógicamente, actuaremos como SPA, para que la empresa cumpla con las obligaciones en materia de PRL, pero que no se reduzca simplemente a una reiteración de las actuaciones una anualidad tras otra, sino que se puedan hacer otras cosas, que sin lugar a duda mejorarán tanto el servicio de calidad prestado, como el valor añadido que pueden percibir los clientes.

A continuación os dejo un esquema, que define como sería esto, delimitando algunas de las actuaciones preventivas que acompañarán todos los años, como son la Programación Anual (al principio de cada anualidad o Inicio) y la Memoria Anual (al final de cada anualidad o Fin).

actuaciones_anualidad

Las demás actuaciones, fijándolas como se ve en el esquema, en función de las variables comentadas anteriormente y en relación a los criterios de cada SPA, siempre teniendo en cuenta las obligaciones legales que rigen en alguna de las actuaciones preventivas elegidas (evaluación de riesgos, planificación de la actividad preventiva, formación e información a los trabajadores, investigación y análisis de accidentes de trabajo, …)

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Asignación de horas

Aquí lo primero es determinar la Cuota Horaria por Anualidad (CHA), que corresponderá a la empresa/centro de trabajo y desde aquí repartir esas horas/anuales en las actuaciones preventivas que fijemos en el Programa de Trabajo para cada anualidad. Normalmente, este proceso no se debe hacer al azar, sino que debe ser un ejercicio sumamente realista y en el que deberemos de “tirar” de todos los datos históricos que tengamos, aderezados por la experiencia y conocimiento del sector. Aquí ni hay ecuaciones matemáticas exactas, ni “piedras filosofales” como no podía ser de otra manera.

Si quereis, podrías utilizar todo lo que desarrollamos en cuanto a asignación de horas, en el post “(3/6) Definición de cuotas horarias anuales (ET). Como construir una #estrategia y definir horas y tarifas en un #SPA. Sería un buen punto de partida.

En esta asignación horaria hay que tener 2 aspectos muy en cuenta:

  • Si queremos ser realistas, no se deberían asignar el total de la cuota horaria anual a la realización de las actuaciones preventivas que se planteen en el Programa de Trabajo, dado que habrá durante el tiempo de dedicación a cualquier empresa/cliente, aspectos no relacionados con producción (trabajos administrativos generales del SPA, reuniones, desplazamientos, formaciones internas, etc.) y que constituirán un tiempo de trabajo habitual que disminuirá el tiempo efectivo de trabajo que el técnico destinará a las empresas.

Esto se entiende con un ejemplo muy sencillo. Si a una empresa, en una anualidad le corresponden 10 horas de trabajo efectivo (a efectos de poder definir el Programa de Trabajo y actuaciones para esa empresa), estas 10 horas se corresponderán a una cuota horaria de dedicación del técnico (por ejemplo un 20% más, o sea 12 horas), dado que existen actividades del día a día y necesarias para el soporte, que el técnico debe realizar, pero no computan directamente a actuaciones de producción (por ejemplo el desplazamiento a la empresa)

  • Debemos dejar un pequeño “saco” de la Cuota Horaria por Anualidad (CHA), sin gastar, dado que pueden existir a lo largo de la anualidad, actuaciones preventivas no previsibles o más bien no delimitadas (como puede ser un accidente de trabajo como ejemplo más claro) y que nos van a requerir un esfuerzo de dedicación. Aunque ese pequeño “saco” nos pueda resultar insuficiente (aunque esto por experiencia, dependerá de factores como la complejidad de la empresa, anualidad actual, tipo de acción requerida, volumen total de Cuota Horaria por Anualidad (CHA), etc.), siempre será mejor que no tener reservas. Si finalmente, una vez avanzada la anualidad, no se producen estas circunstancias, se deberá ir fijando en que se utiliza ese “saco”, a fin de completar la Cuota Horaria por Anualidad (CHA).

En los siguientes post seguiremos con el esquema que ya conocéis:

¿Cual es tu opinión sobre este post acerca de los programas de trabajo en un SPA?. ¿Te parece que ha merecido la pena? ¿Que añadirías? ¿Que no te gusta? Necesito que me des tu opinión para poder valorarlo objetivamente

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Máster en Marketing Digital, Comunicación e Internet. Ingeniero Técnico Industrial, con más de 15 años en el sector de PRL, me ha tocado estar al día en toda la normativa reguladora del sector (tanto en España y Portugal, como en otros países de Latinoamérica) lo que me ha ayudado a enfocar muchas decisiones estratégicas. Me gusta escribir y compartir todo mi conocimiento sobre PRL y más en concreto con todo lo que supone la gestión de grandes cuentas.

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